Belege für die Steuererklärung sammeln
Im Frühjahr beginnt die Suche: Wo war die Rechnung für den Laptop, die Quittung vom Handwerker, der Beleg für die Fortbildung? Wer übers Jahr sammelt, spart sich das.
Ein Ordner pro Jahr und Monat
Lege einen Ordner Belege an, darin einen Ordner pro Jahr und darin einen pro Monat, also Belege/2026/10. Maßgeblich ist das Datum auf dem Beleg, nicht der Tag, an dem du ihn heruntergeladen hast.
Sprechende Dateinamen
Benenne jeden Beleg nach Datum, Absender und Betrag, etwa 2026-10-12 Nordlicht Hosting 12,34 EUR.pdf. So findest du ihn über die Suche und siehst den Betrag, ohne die Datei zu öffnen.
Papier und Fotos
Papierbelege kannst du mit dem iPhone direkt auf den Mac scannen: im Finder mit gedrückter ctrl-Taste in einen Ordner klicken und „Vom iPhone importieren › Dokumente scannen“ wählen. Das Original bewahrst du so auf, wie es für dich gilt.
Laufend statt im Mai
Am einfachsten ist es, wenn jeder Beleg sofort an seinen Platz kommt: PDF aus der Mail sichern, umbenennen, in den Monatsordner. Einmal im Monat eine Liste mit Datum, Absender, Betrag und Währung, und am Jahresende liegt alles beisammen.
Mit Letterslot
Letterslot erkennt Rechnungen und Quittungen in deinem Downloads-Ordner (auch Scans und Fotos), benennt sie nach Datum, Absender und Betrag und legt sie nach Jahr und Monat ab. Die Seite „Belege“ zeigt pro Monat alle erkannten Belege mit Summe je Währung. Werte kannst du dort prüfen und korrigieren.
Der Export legt eine ZIP-Datei mit allen PDFs und einer CSV-Liste an (Semikolon, UTF-8 mit BOM, deutsches Zahlenformat), die sich in Numbers oder Excel öffnen lässt. Das ist kein DATEV-Format. Die Erkennung läuft mit KI auf deinem Mac und kann sich irren: Bitte prüfe die Werte. Letterslot sagt nicht zu, dass deine Belege vollständig oder für das Finanzamt geeignet sind.
Letterslot ist ein Datei-Autopilot für den Mac: Er liest neue Dateien, versteht sie mit Apples Sprachmodell auf deinem Mac und legt sie nach deinen Regeln ab, mit Journal und Rückgängig. 14 Tage alles frei, danach kostenlos mit 2 Regeln oder Pro für einmalig 24 €.
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