Rechnungen auf dem Mac automatisch umbenennen
Rechnungen kommen als Rechnung_2026_000123.pdf, invoice.pdf oder Download (3).pdf. Ein halbes Jahr später weißt du nicht mehr, was drin steht. Ein festes Namensschema löst das.
Ein Namensschema, das hält
Bewährt hat sich: Datum der Rechnung, Absender, Betrag, Währung. Zum Beispiel:
2026-10-12 Nordlicht Hosting 12,34 EUR.pdf
- Das Datum steht vorn im Format Jahr-Monat-Tag. So sortiert der Finder automatisch nach Zeit.
- Nimm das Datum der Rechnung, nicht das Datum des Downloads. Sonst landet die Dezember-Rechnung im Januar.
- Der Absender kurz und immer gleich geschrieben, damit die Suche ihn findet.
- Betrag und Währung im Namen sparen das Öffnen, wenn du eine bestimmte Rechnung suchst.
Von Hand mit dem Finder
Für ein paar Dateien reicht der Finder: Dateien auswählen, mit gedrückter ctrl-Taste klicken und „Umbenennen …“ wählen. Du kannst Text ersetzen, Text anhängen oder ein Format mit Zähler oder Datum vergeben. Der Haken: Der Finder kennt nur Name und Dateidatum. Absender, Rechnungsdatum und Betrag musst du selbst aus dem PDF abschreiben.
Halb automatisch mit Kurzbefehlen
Die Kurzbefehle-App kann Text aus einem PDF holen („Text aus PDF abrufen“), mit „Text abgleichen“ und einem regulären Ausdruck nach Datum und Betrag suchen und die Datei dann mit „Datei umbenennen“ neu benennen. Das klappt gut für einen Absender, dessen Rechnungen immer gleich aussehen. Für zehn verschiedene Absender brauchst du zehn Muster, und Scans ohne Textebene fallen ganz heraus.
Automatisch mit Letterslot
Letterslot beobachtet deinen Downloads-Ordner. Landet dort ein PDF, liest die App den Text (bei Scans und Fotos mit Apples Texterkennung) und erkennt mit Apples Sprachmodell auf deinem Mac, ob es eine Rechnung ist, von wem, von wann und über welchen Betrag. Die Vorlage „Belege“ benennt die Datei dann nach {datum} {absender} {betrag} {waehrung} und legt sie in ~/Documents/Belege/{jahr}/{monat} ab.
- Betrag und Datum werden zusätzlich mit festen Mustern aus dem Text gelesen. Passen beide nicht zusammen, wartet die Datei als „Bitte prüfen“, statt falsch abgelegt zu werden.
- Vor dem Einschalten zeigt ein Probelauf, was mit den letzten 50 Dateien passieren würde.
- Jede Umbenennung steht im Journal und lässt sich rückgängig machen.
Die Erkennung von Art, Absender, Datum und Betrag braucht einen Mac mit Apple Silicon und eingeschaltetes Apple Intelligence (macOS 26 oder neuer). Ohne das laufen Regeln nach Name, Typ und Text weiter.
Letterslot ist ein Datei-Autopilot für den Mac: Er liest neue Dateien, versteht sie mit Apples Sprachmodell auf deinem Mac und legt sie nach deinen Regeln ab, mit Journal und Rückgängig. 14 Tage alles frei, danach kostenlos mit 2 Regeln oder Pro für einmalig 24 €.
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